Lo urgente y lo importante, matriz de Eisenhower

Cuando todo es importante, nada es importante. Esta es una frase muy simple, de donde se desprende la necesidad de priorizar las cosas estableciendo niveles donde solo exista una prioridad en un momento dado. Esto nos permitirá atender primero lo verdaderamente importante, dejando de lado las distracciones.
Este artículo es una recopilación de textos interesantes de otros sitios web, y que han sido armados a manera de collage, para poder sustentar y complementar la idea que deseo exponer.

Las urgencias son el peor enemigo de los resultados. Esto es también una gran verdad, las urgencias interrumpen lo que se está haciendo, hacen perder la continuidad (son el respectivo costo del switch de tareas), y muchas veces ni siquiera son verdaderamente importantes. Constituyen una causa de estrés para el trabajador, y también de desmotivación pues, con las prisas, lo más normal es que finalices la tarea rápidamente, pero de forma mediocre.

La clave está en la planificación

La elección de una tarea sobre otra no puede basarse en criterios emotivos o de “ganas”. No puede ser el azar, ni hacer lo que nos apetece más en ese momento. Esto puede funcionar algún día que nuestra motivación está por los suelos, pero si esta es nuestra forma de trabajar, tendremos las tareas más aburridas abandonadas en la lista por siempre.

¿Es realmente importante una tarea?

• ¿Es para hoy? ¿De verdad tiene que hacerse hoy y no puede hacerse otro día?
• ¿Tiene la tarea una fecha límite? Quizás forma parte de un proyecto con plazos de entrega, en ese caso hay que planificar el proyecto completo y ser capaz de poner fechas a las tareas individuales. Una planificación del proyecto es básica para que esto no ocurra. A lo mejor la tarea realmente importante es planificar el proyecto si no lo has hecho todavía.
• ¿Tienes tiempo para hacerla? Hay tareas de 10 minutos y tareas de una hora. De hecho hay tareas que no sabes cuanto vas a tardar en hacer, si nos ocurre esto, hay que pasar a la siguiente pregunta.
• ¿Es una tarea o un proyecto? Si no sabes cuanto vas a tardar, o si piensas que son más de tres o cuatro horas, lo más normal es que no estemos hablando de una tarea, sino de un proyecto sencillo que podría dividirse en varias tareas. Simplifica, divide el proyecto en tareas y vuelve a valorarlas individualmente. Piensa en esa tarea que llevas meses sin hacer porque “nunca tengo suficiente tiempo para hacerla”. Analízala, y mira a ver si puedes convertirla en 5 ó 10 tareas más simples, verás como es más fácil empezar.
• ¿Estamos en el contexto adecuado para hacer la tarea? El contexto es esencial. No podemos ponernos a escribir un artículo si estamos en un autobús o en el metro, pero si podremos vaciar el correo, responder un email o hacer esa llamada pendiente. Si vamos a entrar en una reunión en 20 minutos, no vamos a poder empezar una tarea de las importantes del día, que requiera una hora de nuestra concentración.
• ¿Tenemos la energía suficiente para realizarla? Ojo, mucho cuidado con este apartado. La energía (o motivación o estado de ánimo) puede y debe servir para priorizar, pero no puede ser una excusa. Hay tareas para las que nunca tendremos suficiente energía, simplemente porque en el fondo no queremos hacerla, y retrasar su prioridad es la forma de auto-engañarnos para no hacerla nunca. Yo soluciono esto poniéndole fechas límite a esas tareas. De ese modo, aunque no me apetezca, tengo que hacerlo ese día.
• ¿Es una tarea crítica? Llamamos así a las tareas que bloquean la realización de otras tareas. ¿Es una tarea que bloquea a otras tareas tuyas o de otros para seguir trabajando en el proyecto por el contrario es una tarea aislada que no impacta en los demás?

Al principio, y dependiendo del tamaño de nuestra lista, todo esto nos va a llevar bastante tiempo, pero poco a poco, si nos acostumbramos a elegir las tareas siguiendo unas sencillas reglas seremos capaces de clasificarlas con un solo vistazo a nuestra lista al finalizar el día.

Matriz de Eisenhower

Dwight David Eisenhower, comandante supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental en la Segunda Guerra Mundial y trigésimo cuarto Presidente de los Estados Unidos «inventó» una brillante técnica para tomar decisiones basada en la urgencia y la importancia de las tareas.

La urgencia “Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como con el tamaño de la tarea”. En cambio, la importancia “Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan”.

Ahora bien, lo urgente está asociado a la tarea que requiere “supuestamente” muestra atención inmediata, digo supuestamente ya que por lo general, lo urgente es lo que no fue planificado y necesita ser resuelto en el corto plazo, o simplemente dicha tarea no le corresponde y por ende está fallando la delegación.

Son pocas las ocasiones (alrededor del 5%) que efectivamente es una tarea urgente, denotando la falta de planificación de quien requiere la pronta solución y no nos queda otra que atenderla y resolverla.

Lo importante está asociado con la planificación, está estrechamente relacionado con la Visión y Misión de la organización, por ende, requiere de un diseño, de una proyección en el tiempo y con ella una planificación de actividades.

Si descuidamos lo importante, fácilmente éste, a corto plazo, trasmutará y se convertirá en urgente, si usted permite dicha metamorfosis, le garantizo que difícilmente podrá gerenciar ya que deberá constantemente resolver lo urgente y adiós a la Planificación, Organización, Dirección y Control, sí, adiós a sus funciones, bienvenido el caos y que viva la expresión coloquial “como vaya viniendo vamos viendo”.

La matriz tiene 4 cuadrantes:

 

La matriz tiene 4 cuadrantes y de acuerdo a ellos se define la forma de procesar la tarea:

Cuadrante 1: Lo Urgente e Importante

En el Cuadrante 1 entran todas las tareas que son urgentes e importantes.
Una parte de ellas las podrías haber planificado, otras sin embargo ocurren de forma inesperada e imprevista.

El objetivo es planificar las tareas de este cuadrante y evitar dejarlas para el último minuto.

A parte están las que se clasifican como “problemas” o “crisis”. Aquí el mejor enfoque es planificar tiempo libre para dedicarnos a estas tareas no previstas y al mismo tiempo urgentes e importantes. Cuando llegue el momento de crisis, será necesario volver a planificar el resto de tareas alrededor.

Si tienes un montón de tareas urgentes e importantes, algo falla !

Identifica cual de ellas podrías haber previsto y tenlo en cuenta. Gestiónalas antes, de forma que no lleguen a clasificarse como “urgentes”, y pasen a otro cuadrante.

Son aquellas que requieren atención inmediata y también contribuyen a aportar a nuestras metas a largo plazo, nuestro propósito y valores vitales.

Dentro de ellas hay crisis, problemas y fechas de cumplimiento.

Aquí indico algunos ejemplos de tareas urgentes e importantes:

• Entregar un proyecto de trabajo en una fecha límite
• Cumplir con mis obligaciones de impuestos antes de la fecha máxima
• Mi esposa ha tenido un accidente y debo ir al hospital
• El coche se ha averiado y no puedo utilizarlo
• Preparar informe semanal de seguimiento a mi jefe
• Hay una fuga de agua en la cocina
• Me llaman para una oferta de trabajo interesante

Por supuesto las tareas de este primer cuadrante son aquellas en las que debemos priorizar nuestro tiempo y atención.

Siempre habrán tareas urgentes e importantes, el objetivo no es tratar de que no existan, sino reducirlas de forma proactiva.

En la medida que reducimos tareas de Q1, conseguiremos enfocarnos más en las de Q2.

Cuadrante por cuadrante podemos aplicar métodos de planificación y gestión de tareas, pero ya hemos dado un gran paso: ahora sabemos cual es la prioridad.

Cuadrante 2: Lo Importante y no urgente

En el segundo cuadrante están las actividades que no tienen una fecha límite definida, no se pueden considerar como urgentes. Sin embargo son importantes en la medida que contribuyen a desarrollarnos personalmente, a contribuir a mis metas en el trabajo, a mi propósito en la vida y en mi misión como persona.

Aquí debemos incluir las tareas que contribuyen a mis planes para el futuro y para la mejora personal.

• Estos son ejemplos de tareas importantes pero no urgentes:
• Mi plan semanal de trabajo
• Mi planificación a largo plazo
• El ejercicio
• El tiempo que paso con mi familia
• Lecturas que me van a aportar valor
• Escribir en mi diario
• Meditación
• Llevar el coche a revisión
• Planear la cena con mi pareja
• Trabajar en mi plan de ahorro
• Estudiar ese informe que me podría ayudar para aprender y utilizarlo en el trabajo
• Llamar a mi abogada para hacer seguimiento al trámite

Según indica Covey, el objetivo es pasar la mayor parte del tiempo haciendo actividades dentro del segundo cuadrante, ya que son las que proporcionan felicidad duradera, sensación de logro y éxito, nos reafirman personalmente.

Aquí están los retos que nos pueden frenar a invertir tiempo y energía en tareas del segundo cuadrante:

• Cuando no sabes lo que es importante para ti. Cuando no tenemos claro lo que es verdaderamente importante para nosotros, o nuestras metas y valores están difusos y cambiantes, es imposible saber en qué debemos enfocarnos para conseguir esas metas, ya que no sabemos cuales son! Si es así, constantemente vemos a tender a buscar el estímulo inmediato y por tanto hacer lo que parece más urgente. Así frecuentemente estaremos trabajando para las prioridades de los demás. Si sientes que te falta tener claro tus propósitos en la vida y tus valores vitales tampoco están totalmente definidos, te sugiero que te pongas con ello (te doy una tarea importante y urgente). Esta web te va a ayudar a definirlos.
• Tendencia a la satisfacción inmediata. Anteriormente vimos que el comportamiento humano está fuertemente inclinado hacia la satisfacción inmediata. Nuestro piloto automático va a perseguir zanahorias y de esa forma nos resulta complicado motivarnos a hacer algo si no le vemos un sentido de urgencia o una fecha límite. Para compensarlo, debemos aplicar nuestra disciplina y voluntad, recursos escasos en cantidad, y escasos en duración. La disciplina se desarrolla, es un arte que se incrementa con la suma de muchos pasos y la creación de hábitos específicos.

El desafío de las tareas del Q2
Las tareas que se encuentran dentro del segundo cuadrante no compiten por nuestra atención, no tienen fechas límite inmediatas, no vemos tampoco una satisfacción inmediata. Así que nos decimos:

“Bueno, reconozco que es importante, y ya lo haré algún día. Ahora me voy a poner con lo que es urgente ya que el día solo tiene 24 horas”

También posponemos dedicarnos a pensar en definir lo que es más importante en la vida. Por culpa de esto nos quedamos en un círculo del que no salimos, y es no parar de dedicarnos a perseguir zanahorias: las tareas inmediatas y que proporcionan una satisfacción inmediata.

Como tu y yo sabemos, ese “algún día…” nunca va a llegar. Siempre habrá una, dos o cien tareas que van a competir entre ellas más adelante.

Si te esperas a tener más espacio dentro de tu lista de tareas para dedicarte al Q2, no va a suceder. Siempre estarás igual o más ocupado que como estás ahora, y cuando más mayor seas, peor.

Para vencer la tendencia a la satisfacción inmediata que impide enfocarnos en tareas del Q2 es en necesario vivir con atención y de forma proactiva.

Qué fácil decirlo! y qué complicado hacerlo.

No puedes vivir la vida en piloto automático. Debes de una vez por todas decidir “pase lo que pase, aunque haya un diluvio o un terremoto me voy a dedicar a ellas”.

• Meditación. Es una herramienta para crear ese espacio mental en el que lo urgente se diluye en el Todo, y las cosas adquieren la perspectiva y el peso que deben tener. Es momentáneo, podrás tener un momento de Presencia muy pequeño. Aunque sea por unos segundos, los efectos son enormes. Su práctica incrementa la efectividad y ese tiempo en el que estamos conectados a la Fuente.
• Morning pages, o escribir en tu diario. No puedo dejar de recordar sus beneficios, leelo aquí. Casi me atrevo a llamarlo terapia.
• Hacer un repaso semanal. Ve a tu “refugio”, ese sitio en que nada ni nadie te va a molestar. Siéntate cómodo y escribe, piensa. Repara y mira atrás.
• Escribe tu propósito en la vida, tus valores y tus metas. Son tres niveles de enfoque. Tres perspectivas en las que todo lo que hagas se debe comparar y encajar aquí. Nadie lo debe decidir más que tu, nadie sabe lo que es importante para ti ni debe decírtelo. Define lo que es importante en tu vida antes de que otros lo hagan. Yo tengo estas tres notas guardadas en Evernote y tengo enlaces a cada una de ellas desde mi lista de tareas semanales, de forma que no me olvide de repasarlas para no perder la perspectiva.

Cuadrante 3: Lo urgente pero no importante

Las tareas del Q3 son aquellas que requieren nuestra atención (son urgentes) pero no nos ayudan para nada a cumplir nuestras metas importantes ni nuestro propósito.

Casi siempre, las tareas de Q3 son las prioridades de otros. Son interrupciones de otras personas en nuestro trabajo y nos impiden enfocarnos en lo importante.

Aquí dejo unos ejemplos de tareas del Q3:

• Llamadas telefónicas (por supuesto, habrán llamadas importantes, pero la inmensa mayoría no lo son)
• Notificaciones en la pantalla de Facebook, de Twitter, de Instagram, de Pinterest, de Whatsapp. Siléncialas todas! entra en la aplicación solo cuando tu quieras.
• La mayoría de los emails ( ey, el 0.5% son urgentes e importantes)
• Mi compañero de la oficina de al lado entra en mi despacho y me cuenta sobre la operación de senos de su vecina. Está tan emocionado que no soy capaz de decirle que se marche, y menos aún cuando comienza a mostrarme fotos del antes y del después. Esta distracción es sospechosamente urgente e importante para él, pero no debería serlo para mi. Tengo que sacarla de este cuadrante cuanto antes ( y a él de mi despacho).
• Mi madre me llama diciéndome que no me olvide de tomarme zumos de naranja para no resfriarme.

Conclusión: el 90% del tiempo lo pasamos realizando tareas dentro del cuadrante Q3 y creyendo que estamos en el Q1 !

Confundimos lo urgente con lo importante

¿Pero porqué nos ocurre esto?
¿Porqué tenemos esta tendencia?
¿Me hicieron mal mis padres?

• Los demás nos llenarán de tareas Q3 porque así trabajamos para ellos. Les hace sentirse importantes.
• Son tareas medibles, tangibles, proporcionan una sensación instantánea de “he cumplido”. El cerebro segrega una sustancia llamada dopamina como recompensa y proporciona sensación de satisfacción. Esa dopamina es la que se libera cuando marcas la tarea como “completada”. En este artículo puedes ver como nos influyen los neurotransmisores en nuestro comportamiento.
• Nuestro cerebro está diseñado así y solo mediante disciplina y los trucos mostrados en webs tan fabulosas como esta, podrás compensarlo.

Precisamente porque las tareas Q3 son importantes para los otros, ¡no pueden serlo para ti !³

¿Qué ocurre cuando nos dedicamos a hacer tareas de Q3?

• Nos convertimos en “esa persona tan agradable”. Claro, como no íbamos a serlo si se nos da tan bien satisfacer a los demás a costa de nuestra vida. A los demás les parece genial que seamos así.
• Igualmente en el trabajo, se nos considera “eficientes” porque satisfacemos a todos: compañeros, jefes, etc. Pero cuando llegue el momento de el ascenso a una posición de mucha responsabilidad surgirán cuestiones como “le falta mano”, “no le veo con autoridad”, “no estoy seguro si encajará”. Pocos sabrán identificar lo que te pasa, de hecho a ninguno de ellos le interesa. Pero será difícil que progreses a posiciones importantes.
• Este es el camino de la frustración en la vida, y de la frustración con las personas. Podemos acabar viendo a los demás como una “molestia” o un incordio, porque no somos capaces de dejar de atender sus deseos.
• ¿Como gestionar brillantemente una tarea Q3? Volviendo al tema de mi compañero, podría haberle dicho “Antonio, me apetece que me hables de tu vecina y su importante operación de senos, pero lo vemos después tomándonos unas cervezas, ¿vale? (y ahora lárgate!).” De esa forma lo paso al cuadrante Q4 incluso sin que Antonio sepa nada de Eisenhower ni de su famosísima Matriz.
• Las tareas Q3 son las que proporcionan la sensación de “es increíble qué ocupado he estado todo el día! pero tengo la sensación que no he hecho nada!!!”. Si te ocurre con demasiada frecuencia ya sabes porqué es.
• Ocuparnos de las tareas Q3 impide enfocarnos a lo que de verdad importa en la vida: nuestras metas y objetivos personales. De esta forma la vida pasa a tu lado mientras haces otros planes.. como decía el bueno de Lennon.
• Frustración. Malestar. Si te sientes así de forma habitual haz un balance de todo el tiempo que la pasas en Q3. Te sorprenderás. Ocuparte de tareas de Q3 de forma masiva solo conduce a un malestar vital que se puede llegar a convertir en un hábito. Cuidado aquí ! Sé “egoísta” y vela por tus metas de Q1.

¿Cómo sacar las tareas de Q3?

pregúntate:

• ¿Puedo delegar esta tarea?
• ¿Puedo posponerla para mi “tiempo muerto”? Es el momento perfecto para este tipo de tareas.
• ¿Tienes miedo de decir “no” porque crees que estás rechazando a la persona?. Recuerda: no estoy rechazando a la persona, sino a la tarea que me pide.
• ¿Puedo hacer una reunión semanal con esa persona que me interrumpe tanto? Es la mejor forma de tratar todos los puntos con esa persona. Ahorrarás muchísimo tiempo y enfocarás mejor. Te permitirá sacar tiempo para Q1 y de Q2.

En pocas palabras. Todo se resuelve con un potente pero amable:

“Antonio, te quiero mucho pero… lárgate ! ”

Acostúmbrate a decir NO.

Cuadrante 4: Lo no urgente y no importante

Estas tareas ni son urgentes ni importantes, pertenecen a lo que comúnmente llamaríamos “tiempo muerto”. No son estresantes para nada ni contribuyen a nuestras metas, ni nos acercan a nuestro propósito. La mayoría son simplemente distracciones.

Aquí dejo unos ejemplos:

• Navegar en internet viendo webs que no aportan nada. Por supuesto Hoy Motivación está al margen de este grupo.
• Jugar a la PlayStation
• Mirar las noticias del corazón en la televisión
• Repasar las últimas fotos de mi amigo en Facebook. Si fueran importantes, me enteraría de otra forma.
• Partidas de poker online.
• Navegar en tiendas de ropa online
• Observar la curvatura de nuestro ombligo

Si haces un repaso honesto, admitirás que inviertes -al igual que yo- una enorme parte del tiempo haciendo tareas Q4. Si de vez en cuando te dices “estoy perdiendo el tiempo en mi vida”, es que te estás pasando de la raya con este tipo de actividades. Es el momento de borrar tu cuenta de Facebook y otro tipo de acciones que mejorarán tu tiempo de calidad.

Lo mejor es simplemente ignorarlas o cancelarlas. Muchas también pertenecen a actividades que los demás quieren que hagas. Cuando vean que somos claros en definir nuestra frontera, dejarán de preguntarnos.

¿Debemos evitar tener tareas en Q4?

No. Y además es imposible. Todos necesitamos ese tiempo muerto.

No hay nada mejor después de un día horrible de trabajo y obligaciones que dejarnos caer en el sofá y dejar perdernos durante un rato con el show de nuestro humorista favorito. La mente lo necesita.

Lo importante es limitarlo y definirlo. Una dosis de tiempo muerto siempre es sano.

¿Qué tal un 5% al día?

Es el momento de llamar a Antonio.

 

Urgente e Importante

¿cómo determinamos la urgencia? Se propone que nos hagamos la siguiente pregunta: y si no lo hago ahora, ¿qué puede ocurrir? Obviamente, si la respuesta es ‘nada’, es que no es urgente.

Para determinar la importancia del asunto podemos hacer la pregunta ¿Yo o alguien más se acordará de este tema dentro de una semana, o quince días, o un mes…? Si a esto contestamos con un “no”, sabremos que no es importante.

el ex presidente también afirmó: “si no es urgente ni importante, simplemente no lo hago”.

Otros métodos de priorización

Existen varios métodos para ordenar nuestras prioridades, de hecho existe un libro muy ilustrativo sobre técnicas de decisión es el de Mikael Krogerus y Roman Tschäppeler “El pequeño libro de las grandes decisiones». Lo más importante sobre esto es que nos ayuda a decirle «NO» a muchas decisiones y tareas que probablemente no sean tan importantes en realidad.

Tarea urgente

Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como con el tamaño de la tarea.

• Si dos tareas llevan el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
• Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
  Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
• Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
• Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.

Tarea importante

Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan. En otras palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.

• Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada).
• De dos tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
• Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia (aumenta o se reduce).

Fraga nos propone una fórmula para medir la urgencia:

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:

0: No es urgente ni lo será nunca
1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no la darás hecho antes de la fecha límite